Pengertian Arsip
Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.
Fungsi Arsip
Fungsi arsip membedakan :
- Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
- Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah
